Прибуток і гроші на рахунку — різні числа
Звіт про прибутки показує, що магазин заробив. Платіжний календар показує, чи є гроші в конкретний тиждень. Ці числа розходяться з трьох причин, які чітко видно в інтернет-торгівлі.
- Товар купують до продажу. Для акції закупівлю оплачують за тижні до того, як покупці заплатять.
- Гроші приходять із запізненням. Передоплата карткою надходить швидко, а післяплата — після того, як посилку отримано. Нова пошта на сторінці післяплати пише, що отримувач забирає гроші у відділенні наступного дня після одержання посилки одержувачем; на картку NovaPay кошти зараховують протягом 30 хвилин після отримання. Але між відправленням і отриманням минають дні.
- Обов'язкові платежі йдуть шматками. Зарплата, оренда й податки припадають на окремі тижні, і один такий тиждень може з'їсти накопичене за місяць.
Практичний наслідок: у прибутковий місяць може бути тиждень з від'ємним залишком. Його видно лише в календарі за тижнями, а не в місячному звіті.
Вхідні дані умовного магазину
Усі числа умовні. Підставте свої.
- Продажі: 100 000 грн на тиждень, у 7-му й 8-му тижні акція — по 160 000 грн.
- Спосіб оплати: 40% замовлень оплачено карткою наперед (комісія еквайрингу 1,5%, надходить у тиждень замовлення); 60% — післяплата.
- Післяплата: гроші надходять через тиждень після відправлення. Відмовляються від посилки 15% замовлень з післяплатою (грошей за них немає). Комісія за післяплату — 4% від суми: за тарифом Нової пошти для оплати не карткою NovaPay це 2% + 20 грн, а на середньому чеку 1 000 грн це 4% (сторінка послуги перевірена 21.10.2026).
- Закупівля: 55% від суми продажів, оплачується за два тижні до продажу.
- Реклама: 12% від продажів того ж тижня. Доставка й пакування, що платить магазин: 4%.
- Обов'язкові платежі: 60 000 грн (зарплата й оренда) у тижні 4, 8 і 13; податки по 25 000 грн у тижні 6 і 10. Точні дати податків беріть із календаря платника, див. календар у статті про ліміт ФОП.
- Залишок на початок: 30 000 грн. Післяплата за попередній тиждень (48 960 грн) уже в дорозі.
Модель на 13 тижнів
Для кожного тижня рахуємо: надходження (передоплата цього тижня плюс післяплата минулого) мінус платежі (закупівля для продажів через два тижні, реклама, доставка, обов'язкові платежі). Залишок — це залишок попереднього тижня плюс надходження мінус платежі.
| Тиждень | Надходження, грн | Платежі, грн | Залишок, грн | Обов'язкові наступного тижня, грн | Правило |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 88 360 | 71 000 | 47 360 | 0 | ок |
| 2 | 88 360 | 71 000 | 64 720 | 0 | ок |
| 3 | 88 360 | 71 000 | 82 080 | 60 000 | ок |
| 4 | 88 360 | 131 000 | 39 440 | 0 | ок |
| 5 | 88 360 | 104 000 | 23 800 | 25 000 | розрив |
| 6 | 88 360 | 129 000 | −16 840 | 0 | розрив |
| 7 | 112 000 | 80 600 | 14 560 | 60 000 | розрив |
| 8 | 141 376 | 140 600 | 15 336 | 0 | ок |
| 9 | 117 736 | 71 000 | 62 072 | 25 000 | ок |
| 10 | 88 360 | 96 000 | 54 432 | 0 | ок |
| 11 | 88 360 | 71 000 | 71 792 | 0 | ок |
| 12 | 88 360 | 71 000 | 89 152 | 60 000 | ок |
| 13 | 88 360 | 131 000 | 46 512 | 0 | ок |
За 13 тижнів надходить 1 254 712 грн, виходить 1 238 200 грн, і залишок зростає з 30 000 до 46 512 грн. Бізнес у плюсі. Але на 6-му тижні залишок −16 840 грн: закупівлю для акції (88 000 грн на тиждень замість 55 000) оплачено у 5-му й 6-му тижні, а надходження від акції починаються з 7-го. Цей розрив видно вже з першого тижня прогнозу, тобто за п'ять тижнів до нього.
Правило мінімального залишку
Перевірка проста й має два пункти. Для кожного тижня:
- залишок на кінець тижня не нижче нуля;
- залишок не менший за обов'язкові платежі, що припадають на наступний тиждень (зарплата, оренда, податки), бо їх не можна відкласти до надходження виручки.
У нашій таблиці правило порушено в тижнях 5, 6 і 7. У тижні 5 залишок 23 800 грн, а на наступному тижні податки 25 000 грн. У тижні 7 залишок 14 560 грн, а на тиждень 8 припадає виплата 60 000 грн. Тиждень 8 при цьому формально «ок» за залишком 15 336 грн, бо зарплату вже виплачено. Це наше правило для планування, а не норма закону: поріг на зарплату й податки ви визначаєте самі, а резерв понад нього залежить від того, наскільки ви довіряєте прогнозу продажів.
Правило не виявляє хибного прогнозу продажів. Якщо реальні продажі виявились нижчими, модель перераховують щотижня, а не раз на квартал.
Що знімає розрив і скільки це коштує
Скільки грошей треба додати на початку, щоб правило виконувалось у всі тижні, залежить від сценарію. Ми порахували шість сценаріїв, змінюючи по одному параметру:
| Сценарій | Найнижчий залишок | Тижні, де правило порушено | Потрібно додати на початку | Залишок на тижні 13 |
|---|---|---|---|---|
| Базовий: акція 160 000, закупівля за 2 тижні | −16 840 (тиждень 6) | 5, 6, 7 | 45 440 | 46 512 |
| Оплата постачальнику за 1 тиждень до продажу | 14 560 (тиждень 7) | 7 | 45 440 | 46 512 |
| Оплата постачальнику в тиждень продажу | 15 336 (тиждень 8) | 7 | 12 440 | 46 512 |
| Акція 130 000 замість 160 000 | 16 160 (тиждень 6) | 7 | 19 460 | 36 096 |
| Акція 130 000 і оплата в тиждень продажу | 19 608 (тиждень 8) | 7 | 2 960 | 36 096 |
| Без акції (100 000 щотижня) | 23 880 (тиждень 8) | немає | 0 | 25 680 |
Умовний магазин: продажі 100 000 грн на тиждень, у тижнях 7–8 акція; передоплата 40%, післяплата 60% з відмовами 15% і комісією 4%; закупівля 55%. Розрахунок перераховано кодом 21.10.2026.
З таблиці випливає три висновки.
Перенесення оплати постачальнику на тиждень раніше майже нічого не дає. Мінімальний залишок змістився з 6-го тижня на 7-й, але вимога на кінець 7-го тижня (виплата 60 000 грн) лишилась тією самою, тому потрібна сума не змінилась. Рятує лише відстрочка до тижня продажу: потрібний запас падає з 45 440 до 12 440 грн.
Акція зростає за рахунок запасу. Вона дає 20 832 грн додаткового залишку на 13-му тижні (46 512 проти 25 680 грн без акції), але вимагає 45 440 грн, яких на початку не було. Зменшена до 130 000 акція дає 10 416 грн додатково й потребує 19 460 грн.
Найдешевший спосіб — домовитись про терміни, а не брати кредит. Поєднання зменшеної акції й оплати в тиждень продажу закриває розрив майже повністю (потрібно 2 960 грн). Вартість запасу, коли його доводиться позичати, у таблицю не включено: це залежить від вашої ставки.
Шаблон таблиці з формулами
Створіть таблицю з 13 рядками (тижні) і такими колонками. Параметри (частки й відсотки) винесіть у окремі клітинки над таблицею й посилайтесь на них; нижче вони показані числами для наочності.
| Колонка | Що в ній | Формула для рядка 2 (перший тиждень) |
|---|---|---|
| A | Номер тижня | 1, 2, 3 … |
| B | Продажі за тиждень | вводите прогноз |
| C | Передоплата отримана | =B2*0,4*(1-0,015) |
| D | Післяплата отримана (за минулий тиждень) | =B1*0,6*(1-0,15)*(1-0,04); для першого рядка введіть суму в дорозі |
| E | Закупівля (за продажі через 2 тижні) | =B4*0,55 |
| F | Реклама й доставка | =B2*(0,12+0,04) |
| G | Обов'язкові платежі тижня | вводите за календарем |
| H | Залишок на кінець тижня | =початковий залишок+C2+D2-E2-F2-G2; далі =H2+C3+D3-E3-F3-G3 |
| I | Перевірка правила | =IF(H2>=MAX(0;G3);"ок";"розрив") |
Для останніх двох тижнів колонка E посилається на продажі за межами таблиці: додайте ще два рядки прогнозу продажів нижче або введіть закупівлю вручну. Умовне форматування колонки I («розрив» червоним) зробить проблемні тижні видимими.
Перший крок на тиждень
- Випишіть обов'язкові платежі на 13 тижнів: зарплата, оренда, податки, внески постачальникам. Дати податків візьміть з календаря платника.
- Для кожного джерела грошей з'ясуйте реальний лаг: у договорі з постачальником послуг оплати, у Нової пошти за вашим договором, у маркетплейсу.
- Заповніть таблицю на поточні продажі без акцій.
- Додайте найближчу акцію чи закупівлю й подивіться на колонку «розрив».
- Оновлюйте таблицю щопонеділка: замініть прогноз фактом за минулий тиждень.
Наша позиція
Магазин, який планує акцію чи велику закупівлю, має до неї побудувати календар на 13 тижнів і перевіряти правило «залишок не менший за обов'язкові платежі наступного тижня». Найкращий спосіб закрити розрив — змінити строки оплат, а не збільшувати кредит.
Позиція не діє, якщо продажі непередбачувані настільки, що тижневий прогноз не має сенсу (дуже малий оборот чи разові замовлення), або якщо виручка надходить так повільно, що лаг понад тиждень. У такому разі потрібна довша модель. Також модель не показує, чи ви можете дозволити собі акцію за маржею: це інша задача, порівняйте з розрахунком в статті про юніт-економіку інтернет-магазину. Усі суми умовні; підставте свої продажі, відмови й терміни.
Умови післяплати Нової пошти (комісії 1% + 10 грн і 2% + 20 грн, зарахування на картку NovaPay протягом 30 хвилин, отримання у відділенні наступного дня після одержання посилки одержувачем) перевірено 21 жовтня 2026 року на сторінці послуги. Арифметику перераховано кодом. Стаття не є податковою консультацією.